기획자 필수! ChatGPT로 문서 작성 80% 줄이는 방법

문서 작업이 많고 시간이 부족한 기획자/PM이라면 주목하세요.
이번 글에선 ChatGPT를 활용해 업무 문서를 자동화하고 체계화하는 방법을 실전 프롬프트 중심으로 알려드립니다.

 

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📌 1. 회의록 자동 정리

팀 회의, 유저 인터뷰 등 대화형 기록을 붙여넣으면 요약 + 액션 아이템까지 생성 가능

🧪 프롬프트 예시:
아래 회의 내용을 요약해서
- 핵심 결정사항
- 해야 할 일 (담당자/기한 포함)
- 다음 회의 안건
형태로 정리해줘

→ 정리된 내용을 Notion이나 Google Docs에 바로 붙여넣으면 회의록 끝!

 

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📄 2. 기획서/보고서 초안 자동 생성

기획 방향, 목적, 기능 등을 대략 설명하면 문서 뼈대를 완성해줍니다.

🧪 프롬프트 예시:
"신규 서비스 A는 Z세대를 타겟으로 한 챗 기반 커뮤니티 앱이야.
이걸 기반으로 기획서 개요와 목차, 1페이지 초안을 만들어줘."

→ 초안 작성 시간을 70% 줄이고, 전체 구조 흐름도 잡아줍니다.

 

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📊 3. 경쟁 분석 보고서 작성

경쟁사 분석이나 벤치마크 비교자료도 자동 정리 가능

🧪 프롬프트 예시:
"플랫폼 B, C, D의 주요 기능과 수익 모델을 표로 정리하고,
우리 서비스와 비교 분석해줘"

→ 보고서용 비교표 + 요약 분석까지 한 번에 해결됩니다.

 

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🔁 4. 사용자 여정(User Journey) & 흐름도 자동 생성

UX 흐름 설명을 입력하면 ChatGPT가 글/플로우 기반 흐름도를 구조화해줍니다.

🧪 프롬프트 예시:
"회원가입 → 프로필 설정 → 첫 피드 보기 → 친구 추천
이 흐름을 단계별로 정리하고, 각 단계에 목적/문제/지표 항목 추가해줘"

→ 이 출력 결과는 FigJam이나 Whimsical 등에 붙여넣기 쉬운 형태로도 가능

 

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📐 5. 요구사항 정의서 (SRS) 초안 자동 작성

기능 키워드만 나열해도 정리된 요구사항 형태로 자동 생성됩니다.

🧪 프롬프트 예시:
"사용자는 상품을 장바구니에 담고, 결제하고, 주문을 확인할 수 있음.
이걸 기반으로 기능 요구사항을 SRS 형식으로 정리해줘"

→ 실무에서 요구사항 누락 방지 및 개발 커뮤니케이션 향상

 

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📅 6. 일정표 & 업무 분장표 초안 만들기

🧪 프롬프트 예시:
"2주간 진행되는 서비스 기획 프로젝트 일정표 만들어줘.
PM 1명, 디자이너 1명, 개발자 2명 기준으로 역할 나눠줘."

→ 자동 생성된 표는 바로 Notion, Excel, ClickUp 등에 적용 가능

 

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✅ 마무리하며

기획자는 더 이상 “문서 노동자”가 아닙니다.
ChatGPT를 잘 활용하는 기획자/PM은 더 빠르게, 더 깊게 일할 수 있습니다.